律师随笔
企业印章的法律风险及管理
作者：姚乐乐 律师 时间：2016年05月07日
印章是自然人、法人和其他组织意思表示外化的体现，具有法定公信力，其对权利人的重要性不言而喻。1979年9月，国务院出台《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》明确企业等各类单位印发、文体、管理和缴销印章的法定要求。其后，国家行政机关、司法机关和各类大型国有企业纷纷制定内部印章管理规定，切实防范单位用章法律风险。然而截至今日，仍有许多企业对印章管理的关注度不够，一直沿用着粗放式的印章管理流程，对于其中潜在的法律风险浑然不知。这非常危险，实践中已经出现的企业因印章被不正当使用后承担无妄之灾的大量案例，警示企业家们必须要注意该等事项。事实上，企业的“三章”--公章、合同章、财务章在开展业务时经常使用，印章管理的好坏直接体现了公司内部控制的水准。因而，企业内部管理应当从印章开始。 一、企业印章外借的法律风险及管理 （一）内部人员借用印章 部分企业在办理销售业务时，为方便外出开展业务的销售人员使用公章，往往允许公章外借使用。在公章外借的过程中，失去了对公章的有效监管，销售人员可能利用加盖公章牟取不正当利益，给企业带来了法律风险。 案例：王飞曾任华科公司销售部经理，离职后曾依据市场人员年度销售任务书多次要求华科公司支付20万元销售提成。华科公司认为，为方便联系业务，销售人员长期持有公章，市场人员年度销售任务书是王飞伪造的，不同意支付20万元的销售提成。双方发生纠纷，对簿公堂。法院审理后认为，华科公司并未提供充分证据证明市场人员年度销售任务书上的公章系伪造，故法院判令其向王飞支付销售提成20万元。 （二）外部人员借用印章 外部人员借用印章，常见于建设工程、装饰装潢、专业设备制造等领域。这些行业的进入均有门槛，需要当事人具备一定的资质才能对外发生业务。然而在收取管理费、分成费等利益的诱惑下，许多具备资质的合法企业都会向第三方出借印章，也因此带来了潜在的法律风险。最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定 <javascript:SLC(19725,0)>》第四条 <javascript:SLC(19725,4)>：“个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或者进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订合同对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的除外。”据此，单位出借合同专用章等印章，除受害人明知的情形外，是需要对外承担赔偿责任的。 案例：2010年6月，陈家林持两份家居装饰工程合同书到中强公司签订合同，合同约定工程发包人为程洪峰，承包人是中强公司，工程总价款280000元。中强公司在合同书中发包人位置盖上公司印章后交给陈家林，陈家林在中强公司印章中签上自己名字交给程洪峰，程洪峰在合同书发包人位置上签了名。2010年7月10日，程洪峰持合同书向南京银行鸡鸣寺支行申请贷款200000元直接汇入中强公司账户。2010年7月21日，陈家林到中强公司取现金20000元，余款180000元通过支票转账到南京嘉建电子有限公司账户，并当场手书收条称：“今收到中强装饰转账支票一张，金额壹拾捌万元整，支票号06214932，现金贰万元整。”因中强公司至今没有进行房屋装修，程洪峰要求中强公司返还装修款200000元并支付利息。法院根据最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定 <javascript:SLC(19725,0)>》第四条 <javascript:SLC(19725,4)>规定要求中强公司承担责任。 管理措施：为了避免法律风险，企业应尽量少让公章“外出”，外签合同可返回公司盖章。如确实因为业务需要外借公章，企业也要多长个“心眼”，做好印章使用的审批、以及使用、回收登记，做到次次使用次次登记，登记事项明确，使用完毕立刻交还。同时可以安排两名以上员工共同使用，以避免产生法律风险。更为重要的是，在出借印章时，应明确（最好以书面形式）出借用途，并告知交易对方。 二、出具预盖公章文件的法律风险及管理 前面援引的最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定 <javascript:SLC(19725,0)>》第四条 <javascript:SLC(19725,4)>已经提及，出借盖有公章的空白合同书，单位是需要承担赔偿责任的。实践中，由于签订合同的双方地点遥远或签约时间无法协调，会出现一方在书面合同上签章后邮寄至对方处等待签字；甚至出于对对方的信任，向对方出具盖章的空白纸张，此时便蕴含了企业不可控制的风险。一旦企业与其产生纠纷，这些预盖公章的空白纸就会被他人恶意利用。而且进入法律程序后，如果企业不能举出有力的证据反驳，承担不利后果的风险非常大，甚至直接导致企业败诉 案例：刘某经营着一家企业多年，近日，他收到一张法院传票。原来，刘某曾为方便结算，将一张盖有公章的白纸交给供货商。供货商在这张白纸上打了一份结算单，多算了15万元货款。法院认为，由于印章是真实的，先盖章还是先打印文字并不影响结算单的法律效力，刘某应该支付15万元货款。 管理措施：企业对预盖有企业公章的空白纸张、空白介绍信要严加管理，提供上述空白材料时，应在材料上写明用途，待审阅后再盖章。对申请盖章的材料要本着审慎的态度予以审核，树立“盖章谨慎，减少风险”的意识，促进企业良性健康发展。同样，在出具预盖公章的文件时，应明确（最好以书面形式）用途，并告知交易对方。 三、企业印章内部管理中的法律风险及管理 （一）管理制度不健全的法律风险 最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定 <javascript:SLC(19725,0)>》第五条 <javascript:SLC(19725,4)>规定，行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为，单位有明显过错，且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的，单位对该犯罪行为所造成的经济损失，依法应当承担赔偿责任。据此，企业如果未建立有效、周全的管理制度，导致印章被随意使用，很有可能被认定为存在过错而被要求对外承担赔偿责任。 案例：崔绍先系深圳机场公司的董事、总经理，在本案发生期间主持深圳机场公司的日常工作。崔绍先伙同张玉明、李振海等人为偿还骗取的其他商业银行的到期贷款，亲自与兴业银行广州分行人员商谈贷款事宜，提供虚假文件和伪造的董事会决议，指使李振海以私刻的公章代表深圳机场公司签订授信合同和贷款合同，并在其后亲自使用私刻的公章与兴业银行广州分行签订了借新还旧的贷款合同，使兴业银行广州分行误以为崔绍先是在履行职务行为，贷款系深圳机场公司所为，从而造成 2．25亿元骗贷最终得逞。上述情形之所以能够发生，崔绍先利用其特殊的身份参与骗贷活动固然系主要原因，但也与深圳机场公司规章制度不健全、用人失察、对公司高级管理人员监管不力密不可分，故深圳机场公司在本案中具有明显过错，应依法对兴业银行广州分行的损失承担主要的赔偿责任。 （二）未向解聘人员收回印章的法律风险 根据最高人民法院的规定，单位聘用的人员被解聘后，或者受单位委托保管公章的人员被解除委托后，单位未及时收回其公章，行为人擅自利用保留的原单位公章签订经济合同，骗取财物占为己有构成犯罪，如给被害人造成经济损失的，单位应当承担赔偿责任。企业在解聘高级管理人员或印章保管人员时，必须采取有效措施收回公章。 管理措施：一般而言，企业均将公章、合同章交由行政部门管理，财务专用章均由财务部门管理。而对于印章如何使用，企业一定要效仿国家行政机关或大型国有企业，制定详实的、可追溯的管理制度。特别是，对于高级管理人员和管理印章的职工，企业更应当在制度明确其使用流程，以及解除或终止劳动合同时印章的回收体系。否则，这类纠纷将会经常出现。 四、重大变动期间印章的法律风险及管理 （一）废置印章管理的法律风险 企业名称的变更并不影响变更后的公司承担原公司的债务，盖有原企业名称印章的文件对变更后的公司依然具有法律效力。 案例：农康公司于2009年9月变更名称为兴业公司，其原有的印章由兴业公司保管。2011年5月，联盛公司将兴业公司诉至法院，要求兴业公司支付货款11万元，并向法庭提交2009年11月签订的买卖合同一份，合同上加盖的是农康公司的合同专用章。法院审理查明后，认为兴业公司应当对名称、印章变更前的农康公司对外债务或法律义务承担法律责任，判令兴业公司支付货款11万元。 （二）企业内部重大变更时印章收回的风险 在企业出现外部人承包期限届满、合并、分立等重大事项期间，由于管理权的更迭与人员的重大变化，极易滋生印章使用的法律风险。此时，如果企业预先设定详实的印章回收及责任制度，可免于承担不必要的法律责任。 根据最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定 <javascript:SLC(19725,0)>》第六条，企业承包、租赁经营合同期满后，企业按规定办理了企业法定代表人的变更登记，而企业法人未采取有效措施收回其公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书，或者没有及时采取措施通知相对人，致原企业承包人、租赁人得以用原承包、租赁企业的名义签订经济合同，骗取财物占为己有构成犯罪的，该企业对被害人的经济损失，依法应当承担赔偿责任。司法解释的要求很明确，企业应当采取有效措施收回印章等文件或通知相对人，否则将承担可能的经济赔偿责任。 管理措施：对原企业名称印章应当妥善保管，可以明确保管人，必要时可以对该印章进行销毁并登记备案，以降低法律风险。如果企业发生重大变动的，必须预先制定切实有效的回收印章方案，并向承包方和负有职责的管理人员发出通知。同时，企业还应当通过当地有影响力的报纸或网站披露相关情况，并告知企业的重要债权人、债务人等重要关系人。
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